Политика в отношении обработки персональных данных
1. Является ли СНТ оператором персональных данных (ПД)?
Товарищество является Оператором по обработке ПД, как и любая другая организация, обрабатывающая данные своих сотрудников, исполнителей по договорам ГПХ, а также данные своих членов и лиц, которые ведут садоводство индивидуально в границах Товарищества.
Согласно ст. 3 закона № 152-ФЗ, любая организация, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, осуществляющее сбор и обработку личной информации, должно быть зарегистрировано как оператор персональных данных.
До декабря 2023 года у Товарищества не было обязательства подавать уведомление в Роскомнадзор и регистрироваться в реестре Операторов ПД, так как работа с данными велась исключительно ручным способом без средств автоматизации, и Товарищество входило в список исключений.
Автоматизированная система хранения персональных данных создается в Товариществе, начиная со второго квартала 2024 года. В Товариществе реализуется программа по постепенному переходу на электронные носители.
В ближайшее время будет подано заявление в Роскомнадзор о регистрации СНТ "Луч" в качестве оператора обработки ПД.
2) создание списков рассылок, внутренних чатов товарищества;
3) более эффективного взаимодействия председателя с садоводами
4) организация автоматизированной системы доступа на территорию Товарищества
5) проведение голосований на электронных платформах
Также СНТ могут понадобиться личные данные физических лиц, не являющихся членами товарищества. Например, при подаче исков в суд на истребование оплаты просроченной задолженности по понесенным расходам; для обеспечения возможности голосования таких лиц при использовании автоматизированных систем или при использовании бюллетеней; для информирования о важных событиях; для обеспечения проезда на территорию Товарищества.
Согласно ст. 3 закона № 152-ФЗ, любая организация, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, осуществляющее сбор и обработку личной информации, должно быть зарегистрировано как оператор персональных данных.
До декабря 2023 года у Товарищества не было обязательства подавать уведомление в Роскомнадзор и регистрироваться в реестре Операторов ПД, так как работа с данными велась исключительно ручным способом без средств автоматизации, и Товарищество входило в список исключений.
Автоматизированная система хранения персональных данных создается в Товариществе, начиная со второго квартала 2024 года. В Товариществе реализуется программа по постепенному переходу на электронные носители.
В ближайшее время будет подано заявление в Роскомнадзор о регистрации СНТ "Луч" в качестве оператора обработки ПД.
В первую очередь, Товарищество собирает информацию о садоводах для целей, установленных Федеральным законом № 217-ФЗ.
1) ведение реестра членов СНТ;2) создание списков рассылок, внутренних чатов товарищества;
3) более эффективного взаимодействия председателя с садоводами
4) организация автоматизированной системы доступа на территорию Товарищества
5) проведение голосований на электронных платформах
Также СНТ могут понадобиться личные данные физических лиц, не являющихся членами товарищества. Например, при подаче исков в суд на истребование оплаты просроченной задолженности по понесенным расходам; для обеспечения возможности голосования таких лиц при использовании автоматизированных систем или при использовании бюллетеней; для информирования о важных событиях; для обеспечения проезда на территорию Товарищества.
2. Нужно ли получать согласие на обработку персональных данных у субъекта?
Согласно 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года, операторы ПД обязаны получать согласие субъекта на обработку его персональных данных.
Но, непредоставление такого согласия не блокирует и не останавливает Товарищество от обработки персональных данных в связи с наложением обязательства по ведению реестра членов согласно Федеральному закона 217
Для лиц, которые ведут садоводство в индивидуальном порядке указание номера телефона и адреса электронной почты являются минимальным набором ПД, который должен быть предоставлен в обязательном порядке для обеспечения взаимодействия между Товариществом и владельцем участка.
Если садоводы отказываются подписывать согласие на обработку ПД оператор может продолжать обрабатывать ПД, так как на него эта обязанность возложена Федеральным законом № 217-ФЗ от 29.07.2017 г. (п. 2. ст. 9 «Закона о персональных данных»).
Но, непредоставление такого согласия не блокирует и не останавливает Товарищество от обработки персональных данных в связи с наложением обязательства по ведению реестра членов согласно Федеральному закона 217
Для лиц, которые ведут садоводство в индивидуальном порядке указание номера телефона и адреса электронной почты являются минимальным набором ПД, который должен быть предоставлен в обязательном порядке для обеспечения взаимодействия между Товариществом и владельцем участка.
Если садоводы отказываются подписывать согласие на обработку ПД оператор может продолжать обрабатывать ПД, так как на него эта обязанность возложена Федеральным законом № 217-ФЗ от 29.07.2017 г. (п. 2. ст. 9 «Закона о персональных данных»).
3. Какой объем данных запрашивается Товариществом и является ли он избыточным?
Согласно ФЗ 217 Товарищество обязано запрашивать следующий набор ПД для ведения реестра членов Товарищества:
1) фамилия, имя, отчество ;
2) адрес места жительства заявителя;
3) почтовый адрес, по которому заявителем могут быть получены почтовые сообщения, за исключением случаев, если такие сообщения могут быть получены по адресу места жительства;
4) адрес электронной почты, по которому заявителем могут быть получены электронные сообщения;
4.1) номер телефона для связи с заявителем, по которому в том числе может быть направлено сообщение, включая короткое текстовое сообщение;
(п. 4.1 введен Федеральным законом от 14.07.2022 N 312-ФЗ)
5) согласие заявителя на соблюдение требований устава товарищества.
6) копии документов о правах на садовый или огородный земельный участок, расположенный в границах территории садоводства или огородничества.
При работе с информацией Председатель и Правление должны получить документальное подтверждение подлинности предоставляемых данных. Подтверждающими документами могут стать:
Исходя из вышеизложенного дополнительно Правлением запрашиваются только данные документа, удостоверяющего личность. Данные сведения помимо проверки подлинности необходимы Товариществу для направления в будущем заявлений о выдаче судебных приказов или исковых заявлений в суд (указание в иске данных сведений – требование ГПК РФ).
При этом, отсутствие данных сведений не препятствует в подаче исковых заявлений, однако, увеличивает время на получение судебного решения, потому что недостающие персональные данные будут получаться судом.
Обязательств по ведению реестра лиц, которые ведут садоводство в индивидуальном порядке у Товарищества нет, но для ведения делопроизводства, а также обеспечения равной возможности принимать участие в голосовании таких лиц, возможности выставления квитанций на оплату, а также для обеспечения пропускного режима на территорию Товарищества обязательным минимальным набором ПД являются адрес электронной почты и номер телефона для связи с владельцем, по которому в том числе может быть направлено сообщение, включая короткое текстовое сообщение.
1) фамилия, имя, отчество ;
2) адрес места жительства заявителя;
3) почтовый адрес, по которому заявителем могут быть получены почтовые сообщения, за исключением случаев, если такие сообщения могут быть получены по адресу места жительства;
4) адрес электронной почты, по которому заявителем могут быть получены электронные сообщения;
4.1) номер телефона для связи с заявителем, по которому в том числе может быть направлено сообщение, включая короткое текстовое сообщение;
(п. 4.1 введен Федеральным законом от 14.07.2022 N 312-ФЗ)
5) согласие заявителя на соблюдение требований устава товарищества.
6) копии документов о правах на садовый или огородный земельный участок, расположенный в границах территории садоводства или огородничества.
При работе с информацией Председатель и Правление должны получить документальное подтверждение подлинности предоставляемых данных. Подтверждающими документами могут стать:
- паспорт, удостоверяющий личность и место жительства;
- свидетельство о рождении (для детей, не достигших 14 лет);
- трудовая книжка;
- свидетельство пенсионного страхования;
- диплом об образовании;
- военный билет;
- свидетельство о присвоении ИНН;
- свидетельство об открытии ИП;
- выписка из ЕГРН;
- иные документы, утвержденные законодательством Российской Федерации.
Исходя из вышеизложенного дополнительно Правлением запрашиваются только данные документа, удостоверяющего личность. Данные сведения помимо проверки подлинности необходимы Товариществу для направления в будущем заявлений о выдаче судебных приказов или исковых заявлений в суд (указание в иске данных сведений – требование ГПК РФ).
При этом, отсутствие данных сведений не препятствует в подаче исковых заявлений, однако, увеличивает время на получение судебного решения, потому что недостающие персональные данные будут получаться судом.
Обязательств по ведению реестра лиц, которые ведут садоводство в индивидуальном порядке у Товарищества нет, но для ведения делопроизводства, а также обеспечения равной возможности принимать участие в голосовании таких лиц, возможности выставления квитанций на оплату, а также для обеспечения пропускного режима на территорию Товарищества обязательным минимальным набором ПД являются адрес электронной почты и номер телефона для связи с владельцем, по которому в том числе может быть направлено сообщение, включая короткое текстовое сообщение.
4. Кто имеет доступ к персональным данным садоводов нашем Товариществе? Как они защищаются?
К персональным данным имеет доступ:
- Председатель товарищества, осуществляющий ведение реестра;
- Бухгалтер, работающий с финансовыми документами, содержащими персональные данные;
- Ревизор и Правление товарищества – в пределах полномочий, обозначенных 217-ФЗ (ограниченный доступ);
- третьи стороны (юридические лица и государственные органы), например, сдача отчетов в налоговый орган или ответы на запросы органов государственной власти. Третьи лица в таком случае также обязаны соблюдать требования о защите ПД.
- Старшие секторов, так как они ведут взаимодействие с владельцами участков на местах. Доступ к данным строго ограничен по набору персональных данных и тем сектором, за который Старший отвечает.
- получение обязательств о неразглашении ПД от лиц, имеющих доступ к ПД,
- обезличивание информации о должниках (указание только номера участка), при размещении списка должников на информационном щите и/или мессенджерах;
- разработка Политики об обработке персональных данных (будет вынесена на утверждение на ОСС в мае 2025 года).
5. Имею ли я право не предоставлять свои персональные данные?
Член Товарищества обязан предоставлять «…достоверные сведения, необходимые для ведения реестра членов товарищества, и своевременно информировать председателя товарищества или иного уполномоченного члена правления товарищества об их изменении…» (ст. 15 п.4 ФЗ-217).
С 01.03.2023 г. в выписках из ЕГРН Товарищество не имеет возможности увидеть собственника земельного участка, поэтому повышается риск неправильного отражения численности членов СНТ и не членов (индивидуалов), что может явиться основанием для оспаривания решений Общих собраний.
При непредоставлении данных член Товарищества будет нести риск неполучения или несвоевременного получения необходимой информации, а также будет лишен возможности ссылаться на ненадлежащее уведомление.
Однако, Товарищество вправе обрабатывать ПД садоводов даже в отсутствие согласия или его отзыва, так как обязанность по ведению реестра возложена на Товарищество законом ФЗ-217 и это подтверждено Законом о персональных данных.
Обработка персональных данных садоводов осуществляется:
– в течение срока, пока садовод является собственником земельного участка в границах СНТ;
– после продажи земельного участка;
– в течение сроков, установленных порядком ведения документооборота в СНТ
Даже при наличии требования об удалении ПД, те данные, которые необходимы для достижения СНТ целей, указанных в ФЗ-217, и сроков хранения, которые указаны в Законе о бухучете, не подлежат удалению.
С 01.03.2023 г. в выписках из ЕГРН Товарищество не имеет возможности увидеть собственника земельного участка, поэтому повышается риск неправильного отражения численности членов СНТ и не членов (индивидуалов), что может явиться основанием для оспаривания решений Общих собраний.
При непредоставлении данных член Товарищества будет нести риск неполучения или несвоевременного получения необходимой информации, а также будет лишен возможности ссылаться на ненадлежащее уведомление.
Однако, Товарищество вправе обрабатывать ПД садоводов даже в отсутствие согласия или его отзыва, так как обязанность по ведению реестра возложена на Товарищество законом ФЗ-217 и это подтверждено Законом о персональных данных.
Обработка персональных данных садоводов осуществляется:
– в течение срока, пока садовод является собственником земельного участка в границах СНТ;
– после продажи земельного участка;
– в течение сроков, установленных порядком ведения документооборота в СНТ
Даже при наличии требования об удалении ПД, те данные, которые необходимы для достижения СНТ целей, указанных в ФЗ-217, и сроков хранения, которые указаны в Законе о бухучете, не подлежат удалению.
edit
27.06.2024
Прикрепленные файлы